Wie staat er zaterdag achter de bar?
Die vraag hoeft niet meer in de appgroep. Leden openen één link, zien het rooster van hun vereniging en zetten zichzelf in. Jij ziet in dezelfde blik welk uur nog leeg is.
Een gewone week bij een watersportvereniging. Op de laptop een blokkenschema, op de telefoon een lijst per dag, met dezelfde diensten erin.
- Elk blok is iemand die zichzelf heeft ingepland, met een eigen kleur. Je ziet van een meter afstand of een avond rond is.
- Rood is werk aan de winkel. Zondagavond moeten er twee staan en is nog niemand ingepland, dus blijft dat blok rood tot het rond is.
- Geen beheerder betekent: er staat wel volk, maar niemand met een sleutel. Welke kwalificatie dat is, bepaal je zelf.
Probeer het zelf
Dit is een week zoals je leden hem zien. Tik op een rood vak en je staat erin. Er wordt niets opgeslagen, dus klik gerust.
Hoe dat er in de praktijk uitziet
Femke zet de omgeving klaar
Naam van de vereniging, logo, een korte code voor in de link. De ledenlijst plakt ze uit het clubsysteem in het importvenster. Twee minuten later deelt ze één link in de appgroep.
Daan pakt een dienst
Hij opent de link op zijn telefoon, kiest zijn naam en tikt op donderdagavond. Geen account, geen wachtwoord, geen app store. Hij zet het icoon op zijn beginscherm en ziet voortaan in één blik wanneer hij staat.
Zondag is nog niet rond
Vier dagen vooraf gaat er een bericht uit naar iedereen die dat aan heeft staan: zondag 18:00–22:00, nog twee nodig. Niemand hoeft daarvoor de appgroep af te struinen.
Drie dingen die Barplanning expres niet doet
Vrijwilligers hebben geen zin in gedoe. Elke drempel die je weghaalt, scheelt een avond met een half gevuld rooster.
- Geen accounts voor leden
- Je naam kiezen is genoeg. Wil je het strakker hebben, dan zet je wachtwoorden aan met één vinkje; alleen beheerders loggen altijd in met hun e-mailadres.
- Geen app store
- Het is een website. Op iPhone en Android zet je hem op je beginscherm en dan gedraagt hij zich als een app, inclusief offline-scherm.
- Geen automatische incasso
- Je krijgt een factuur per e-mail en betaalt met iDEAL of een overschrijving, zoals een penningmeester dat gewend is.
En verder
Meer dan de bar alleen
Kantine, schoonmaak, wedstrijdtafel, kassa bij de ingang: elke taak krijgt een eigen planning met eigen openingstijden en eigen mensen. Een planning kan besloten zijn, zodat alleen wie je toewijst hem ziet, en kan om goedkeuring vragen voordat een dienst echt staat.
- Openingstijden per weekdag, plus losse dagen die afwijken
- Minimum aantal mensen per dag, ook per dag anders
- Eigen kleur per planning, zodat tabbladen uit elkaar te houden zijn
Meldingen die op tijd komen
De app trekt aan de bel als een dag niet gevuld raakt, als iemand zijn dienst teruggeeft en als je eigen dienst eraan komt. Zet je de app op je beginscherm, dan komt het bericht op je vergrendelscherm, net als een appje. Ieder lid stelt zelf in waarover het bericht wil, over welke planningen en hoeveel dagen van tevoren.
- Als pushmelding op je telefoon, in de app en per e-mail
- Per lid instelbaar, inclusief het aantal dagen vooraf
- Een dagelijkse controle draait vanzelf door
Voor wie het moet regelen
Werk je met een verplicht aantal diensten per seizoen, dan houdt de app bij wie achterloopt en wie heeft afgekocht, met een CSV voor de penningmeester. Kwalificaties verzin je zelf, bijvoorbeeld SVH, BHV of minderjarig, en per planning leg je vast wie er nodig is of juist niet achter de tap mag staan.
- Ledenbeheer met zoeken, filters en bulkacties, ook bij driehonderd leden
- Import en export via CSV, met of zonder kopregel
- Elke dienst in één tik in je eigen agenda
- Een eigen database per vereniging, niet één grote gedeelde tabel
Gratis tot 10 leden
daarna € 0,50 per lid per maand
Je betaalt alleen voor de leden boven de 10, achteraf en op het werkelijke aantal. Krimpt de club in de winter, dan krimpt de factuur mee.
De factuur komt per e-mail, te betalen met iDEAL of een overschrijving. Blijft hij even liggen, dan blijft het rooster gewoon werken: er gaat pas iets dicht als een factuur echt lang openstaat.
Begin gratisInbegrepen
- Alle functies, ook de verplichte diensten en kwalificaties
- Onbeperkt planningen, diensten, pushmeldingen en e-mail
- Eigen link, eigen logo en een eigen database
- Import en export van je leden
Wat clubs meestal vragen
›Moeten onze leden iets installeren of een account maken?
Nee. Ze openen de link van de vereniging, kiezen hun naam en staan in het rooster. Wil je het toch dichter timmeren, dan zet je in beheer aan dat iedereen met een wachtwoord inlogt; leden kiezen er dan zelf een bij de eerstvolgende keer.
›We hebben onze ledenlijst in Excel staan.
Plak hem in het importvenster. Kolommen voor naam, rol, kwalificaties, e-mail en telefoon, gescheiden door een puntkomma of komma, met of zonder kopregel. Namen die al bestaan sla je over of werk je bij.
›Wat gebeurt er als iemand zijn dienst niet kan?
Die haalt zichzelf uit het rooster. Het blok wordt weer rood en de leden die afzeggingen willen zien, krijgen meteen bericht met de datum en het tijdvak dat vrijkomt.
›Waar staat onze data?
In een eigen Firestore-database per vereniging, bij Google in Europa. Clubs delen geen tabel met elkaar. Wie de link en de naamlijst niet heeft, komt er niet in.
›En als we willen stoppen?
Dan zeg je op en exporteer je je leden, diensten en seizoensstand als CSV. Er zit geen jaarcontract aan vast en de data blijft van jullie.
Barplanning wordt door één persoon gebouwd en onderhouden. Geen supportafdeling, geen wachtrij: mis je iets of loop je vast, dan mail je en krijg je antwoord van degene die het bouwt.
Klaar om het rooster uit de appgroep te halen?
Je maakt de omgeving zelf aan: naam, logo en een code voor in de link. Daarna deel je die link met je leden en kun je meteen de eerste week vullen.